PR-Tools: PressFile - Web-Kontaktmanagement für die Pressearbeit


"Pressemitteilungen bleiben wichtig" schreibt der PR Report in seinem aktuellen Newsletter, und bezieht sich damit auf die Studie "Recherche 2018" von newsaktuell.

Alle Welt redet von Influencern, Newsrooms und Social Media - das Rad der Medienwelt dreht sich dennoch auch weiter wie bisher. Gerade in Deutschland, wo die klassischen Medien traditionell einen hohen Stellenwert genießen, bleiben Journalisten wichtige Ansprechpartner für die PR- und Öffentlichkeitsarbeit. Und die klassische Pressemitteilung ist ein legitimes Instrument von Unternehmen und Organisationen, Informationen einem ausgewählten Kreis von professionellen Multiplikatoren zur Verfügung zu stellen.

Diesen Kreis von Stakeholdern systematisch, schnell, zielgenau auszuwählen und zu bedienen - das bietet das heute vorgestellte Tool des Dienstleisters PressFile: Eine Anwendung für das Kontaktmanagement im PR-Bereich.

Sie können dieses Adressmanagement-Tool von jedem Standardbrowser der Welt aus öffnen und bedienen. Sie mieten den Zugang ohne Daten - die Kontaktdaten Ihrer Stakeholder laden Sie anfangs auf den PressFile-Server hoch. 

Die Erstellung, Pflege und Auswahl von Kontakten findet auf der übersichtlich strukturierten Oberfläche in drei Bereichen statt: vorgefertigte Verteiler, die aktuelle Auswahl von Kontakten und die jeweiligen Kontaktdetails, bzw. die Auswahl von Schlüsselbegriffen - Sie haben alles auf einen Blick. Die Kombination von Verteilern ist einfach durchzuführen, eine automatische Datenbankkontrolle mit Dublettenprüfung etc. ist integriert.

Der Versand kann im Portal über Email erfolgen. Dies kann auch im HTML-Format eingegeben werden. Die Anrede wird als Serienbrief personalisiert. Es ist auch eine Papier-Serienbrief- und Etikettenfunktion im Angebot - dafür wird jedoch ein Officeprogramm benötigt. Direkte Kontaktaufnahme über Telefon oder Messengerprogramme ist nicht aus dem Portal heraus möglich.
Der Emailversand und die Brieferstellung werden automatisch im Empfängerdatensatz unter "Historie" eingetragen. Persönliche, Messenger-, Telefon- und alle anderen Arten von Kontakten müssen hier manuell eingetragen werden, mit einem Hinweis auf den Inhalt des Gesprächs. Zusatzfeatures wie z. B. Testwagenvergabe oder Journalistenreisemangement sind nicht im Programm enthalten.

Es gibt zahlreiche offene Schnittstellen in der Software: Sie können Adressen importieren oder exportieren, Sie können Auswertungen aller erfassten Aktivitäten in "schön" als PDF oder als Datenbank herunterladen. Daten werden im CSV-Format angenommen und geliefert, so dass sie völlig kompatibel mit Officeprogrammen, Onlinekalendern oder -Kontaktdatendatenbanken sind.
Leider lassen sich keine Clippingdatenbanken hochladen - Clippings werden manuell eingegeben und hochgeladen. Sie können zwar dann als Liste oder auch als PDF-Sammlung heruntergeladen werden - ein individuelles Layout und Design ist jedoch nicht vorgesehen. Für diese Pressespiegel-Funktion ist außerdem der Zusatzdienst AMID PR zu buchen.

Interessant ist bei den Auswertungen die Möglichkeit, alle Aktivitäten zu einem Projekt oder zu einer Person oder einer Aktionsart herunterzuladen - auf Knopfdruck kann so die eigene Arbeit dokumentiert und weiter ausgewertet werden. Das ist für Agenturen wichtig, um ihre Leistungen zu belegen. Aber auch in Unternehmen oder Organisationen stellt ein Tätigkeitsnachweis eine Legitimation dar. Auch wenn diese "Historie" natürlich keinen vollständigen Tätigkeitsnachweis liefert.

Social Media Resonanz ist nicht in die Software integriert. Die Firma bleibt ihrer Strategie treu, sich auf ihr exakt abgegrenztes Angebot zu konzentrieren, ohne noch hier ein bisschen Social Media Monitoring und dort ein bisschen Clipppingdienst anzubieten. Eine Fokussierung, die im Sinne der Professionalität und Produktqualität durchaus begrüßenswert ist - gibt es doch genügend "Tante-Emma-Läden" im PR-Dienstleistungsbereich, die meinen, sie könnten alles.

PressFile wurde ursprünglich in den USA für einen Verlag entwickelt und wird seit 2009 in Deutschland vertrieben. Die PressFile-Server stehen in Deutschland und werden, genauso wie die Anwendung selbst, regelmäßig gewartet. Updates finden vom User unbemerkt meist an Wochenenden statt, an denen das Portal dann kurzzeitig nicht verfügbar ist - natürlich mit Ankündigung.

Fazit: Die Software ist zweckmäßig, unabhängig von Ort und Hardware, leicht zu bedienen und nicht teuer (ab 70 Euro pro User zzgl. Einmalkosten). Sie bietet viele Schnittstellen. Sie ist keine Eierlegende Wollmilchsau, aber dafür hat man die Freiheit, unabhängig vom Adressmanagement andere Dienstleistungen dort einzukaufen, wo sie in bester Qualität und bestem Preis-Leistungsverhältnis angeboten werden.

Florian Fischer von PressFile bietet kostenlose Webinar-Termine an, zu denen Interessierte im One-to-One-Gespräch in ca. 20 Minuten einen Überblick über die Software erhalten. Wenn Sie sich für PressFile entscheiden, werden Ihre Bedürfnisse und Gewohnheiten im Adressmanagement mit Hilfe eines Fragebogens ermittelt und die Datenbank dem angepasst, bevor Ihre Daten eingespeist werden und Sie und Ihre Mitarbeiter in der Anwendung geschult werden. Für spätere Fragen gibt es einen Telefonsupport, der im Abo inklusiv ist.

http://www.pressfile.de

Tools zur PR-Evaluation: Neue Reihe zum aktuellen Marktangebot, inkl. Social Media Monitoring, klassischem Monitoring, Dashboards, Analysen


Ab sofort werde ich regelmäßig aktuelle Tools und Angebote der Monitoring- & Analyse-Dienstleistungsbranche vorstellen! Angeregt durch die Darstellung des Marktes von Thomas Dillmann auf dem PR-Journal-Seiten werde ich mich durch die Angebote der Dienstleister arbeiten,  sie ausprobieren und dann darüber berichten!

Da ich meine eigene Tätigkeit von der Analyseerstellung hin zur Beratung und der Lehre über Evaluation und Steuerung umorientiere, stellt dieser Ansatz eine sinnvolle Ergänzung dar und bietet allen Interessierten die unabhängige, fachkundige Darstellung der aktuellen Marktangebote!

Ich freue mich auch über Testangebote zum Ausprobieren von Tools, auf die ich nicht von selbst komme! (besson@pr-evaluation.de)

Jameda: Bewerten Sie Ihren Arzt! - Die schwierige Evaluation komplexer Sachverhalte

Kann ein Patient seinen Arzt beurteilen? Eine aktuelle Fragestellung. Welche Rolle spielen wirtschaftliche Seitenerscheinungen bei Bewertungen? Welchen Einfluss haben subjektive Befindlichkeiten, irrationale, situative Gegebenheiten? Wie könnten Bewertungen standardisiert werden? Und objektiviert?
Bei der Bewertung komplexer Zusammenhänge gibt es zahlreiche Herausforderungen. Es gilt keine einfache kausale These: "Wenn ich schnell gesund werden, ist der Arzt gut - wenn ich nicht gesund werde, ist der Arzt schlecht." Es gibt vielleicht Korrelationen zwischen Behandlungserfolg und Qualität des Arztes. Aber es gibt keine Kausalität. Dafür spielen zu viele andere Faktoren auf die Gesundheit mit ein: Umwelt, Lebenswandel, Vorgeschichte, evtl. erbliche Belastungen, Konsequenz in der Therapie, medizinischer Fortschritt, evtl. leider auch Verfügbarkeit von Therapien, Finanzierbarkeit von Therapien.

Ähnlich ist es bei der Kommunikation oft: Es spielen reichlich Komponenten in das Image und die Reputation eines Unternehmens hinein. Keiner kann behaupten, diese kognitiven, sozialen und emotionalen Konstrukte allein zu beeinflussen. Wenn das Produkt nicht stimmt, kann die Unternehmenskommunikation sich noch so sehr anstrengen - die Grenzen ihrer Wirksamkeit begegnen ihr beim ersten Produktkontakt.

Zurück zum Arzt. Was kann der Patient bewerten? Zunächst natürlich seine eigene Befindlichkeit: Geht es ihm besser, schlechter oder unverändert, nachdem er die verschriebene Therapie durchlebt hat? War der Kontakt zum Arzt angenehm, vertrauensvoll, fühlte er sich ernst genommen?
Rein objektive Faktoren, die zu evaluieren sind, wären Wartezeit, Terminvergabe, Sauberkeit, Freundlichkeit der Angestellten, Attraktivität der Räumlichkeiten. Schon bei der Bewertung der vorhandenen medizinischen Gerätschaften kommt der Patient an seine Grenzen.

Es gibt auch in der Kommunikation zahlreiche Faktoren der Peripherie, die von Ihren Zielgruppen bewertet werden können: Regelmäßigkeit der Kommunikation, Authentizität, Qualität der Botschaften und der Texte, Enge und Vertrautheit der Beziehungen. Die Stakeholder Ihrer Kommunikation haben die Fähigkeit, Sie zu bewerten! Auch wenn sie vielleicht nicht alle Zusammenhänge nicht kennen.

Genauso wenig, wie der Patient die komplexen Diagnosefragen, die jeder Arzt bei der Anamnese durchläuft, nachvollziehen kann. Aber die Wirkung kann bewertet werden - genau wie die Wirkung Ihrer Kommunikation von Ihren Stakeholdern bewertet werden kann. Sie müssen sie nur mal fragen!

Vertriebsindikatoren für ein gutes Image und eine gute PR

Wie kann man gute Öffentlichkeitsarbeit und gute PR messen? Welche Indikatoren geben direkt oder indirekt Auskunft darüber, ob die Organisation oder das Unternehmen ein positives Meinungsklima ausstrahlt?
Schauen wir uns doch mal den Vertrieb an. Beispiel Pharma: Vertriebsleute suchen den Kontakt zu Ärzten, Krankenhäusern und medizinischen Einrichtungen. Sie machen Termine mit dem Chefsekretariat. Die Terminvergabe erfolgt nach bestimmten Kriterien, die nicht immer einsichtig sind. Eine Firma mit schlechtem Ruf oder von geringer Größe und Marktkraft wird wahrscheinlich meist ganz hinten angestellt. Termine von einem Jahr im Voraus sind dann keine Seltenheit. Zumindest berichten das Insider. Eine Studie gibt es dazu nicht. Ein Unterschied wird jedoch deutlich, wenn zwei Unternehmen zusammen auftreten, von dem eines eine traditionsreiche Marke darstellt, die rein durch das öffentliche Image ihrer Produkte eine zweifelsfrei positive Konnotation erfährt. Dann werden die Termine auf einmal innerhalb von einigen Wochen vergeben. Diese Zeitspanne bedeutet auf die lange Sicht hin erhebliche Umsatzunterschiede. Auf diese Weise wirkt sich das Image des Unternehmens direkt auf den Unternehmenserfolg aus.
Jetzt ist nur die Frage, wie man so einen Unterschied misst und bewertet. Und welche Schlüsse man ziehen darf, ohne einen simplen kausalen Zusammenhang zwischen Image und Terminvergabe zu unterstellen. Denn es spielen natürlich noch weit mehr Faktoren in die Terminvergabe ein. Von daher wäre es zunächst ein zu beobachtender Punkt: Wie lange ist die durchschnittliche Wartezeit auf einen Termin beim Chefarzt/Oberarzt/Sozialdienst?  Kann der Vertriebsmensch Ursachen dafür angeben? Verändert sich diese Wartezeit im Laufe von einem Jahr? Wird er auf bestimmte Produkte, Werbung, Kommunikation, Vorfälle seiner Firma angesprochen?
Im ersten Schritt kann der PR-Evaluationsmanager den Vertriebsmenschen regelmäßig solche Fragen stellen. Es wird mindestens Hinweise geben, in welche Richtung die Kommunikation wirkt oder ob sie überhaupt wahrgenommen wird.

Ich weiß, dass Chefs immer am liebsten sofort monetäre Erfolgswerte für PR hören möchten. Aber mal ehrlich: welche komplizierte Kommunikationsbeziehung lässt sich schnell und sicher in Euro ausdrücken?  

Interdisziplinärer Blog für Krisenkommunikation

Bild: Bernd Kasper / pixelio.de

Mein neues Steckenpferd heisst KRISE. Ja, es ist wahrscheinlich naheliegend, dass man sich in der Mitte des Lebens mit dem Thema Krise beschäftigt. Es gibt es in dieser Phase überall Krisen um einen herum: Midlifecrisis, Burnout, Trennungen - alles, was einen Bruch in einer stabilen Situation, eine Unterbrechung oder Wende darstellt. Eigenschaften einer Krise sind nach  Krystek & Lentz, 2013, S. 3c3f.:
  • die Existenzgefährdung durch Gefährdung dominanter Ziele,
  • die Ambivalenz des Ausgangs (Metamorphose(Wandlung) oder Vernichtung),
  • der Prozesscharakter als zeitliche Begrenzung des Krisenprozesses,
  • die Steuerungsproblematik im Sinne einer nur begrenzten Beeinflussbarkeit überlebenskritischer Prozesse und
  • der im Krisenprozess fortschreitende Verlust von Handlungsmöglichkeiten. 
Interessant finde ich in diesem Zusammenhang, dass viele Krisen in einer Organisation oder einem Unternemen auf die Krise eines Menschen zurückzuführen sind. Sei es Betrug, Manipulation, Fehlverhalten oder Missgeschick - der Zugführer war vielleicht mit den Gedanken woanders, als er das Lichtsignal übersah; der Manager wollte doch nur seine Jahresziele erreichen, als er die Zahlen manipulierte; der Erpresser wollte sich selbst endlich mal etwas im Leben leisten können, als er die Nahrungsmittel vergiftete.
Ist es daher nicht sinnvoll, sich der Krise und der Krisenkommunikation auch von der menschlichen Seite zu nähern? Die 'Täter' und Opfer der Krise als Individuen und als Gruppe zu betrachten, im psychologischen und sozialpsychologischen Kontext?
Gleichzeitig existieren wir alle in Gesellschaft - soziologisch betrachtet  werden Krisen durch den Einfluss neuer Kommunikationswege neu verarbeitet und schaffen neue Werte und Normen.
Die Kommunikation wird beeinflusst durch die Bildsprache und durch genderspezifische Herangehensweisen - wobei auch das zu prüfen ist. Reagieren Frauen wirklich anders auf Krisen als Männer? Können Bilder und Videos die Meinung und Einstellung der Massen beeinflussen? Glauben die Massen, was sie sehen?
Das ganze Thema FAKE stellt eine Herausforderung im Kontext der Krise dar: Was ist echt? Wer ist real? Fake News, Realfake Identitäten, Fake Bewertungen sind überall und können Krisen verursachen und beeinflussen. Influencer und Celebreties können selbst Opfer einer Krise werden, sie können aber auch durch Meinungsbildung Einfluss nehmen.

Diese Prozesse gehören alle zu einer Krise, auch wenn es eine Organisation betrifft. Gleichzeitig bieten die sozialen Medien neue, schnelle Möglichkeiten zu kommunizieren, Gruppen durch Hashtags zu bilden und anzusprechen und sowohl Individualkommunikation als auch Massenkommunikation zu betreiben. Die Grenzen zerfließen in Zeiten von Weltpolitik, die auf Twitter betrieben wird. Trump ist ein erschreckendes Phänomen, das Krisen von unabsehbarem Ausmaß erzeugen kann.

Es ist spannend, sich mit diesen Faktoren zu beschäftigen. Wissenschaftlich  bewegt man sich am Puls der Zeit, da es meist noch keine Literatur gibt, nur Aufsätze und Studien. Genau diese Herausforderung haben meine Studierenden und ich als Lehrbeauftragte der Uni Mannheim in diesem Semester angenommen. Die entstandenen Referate und Erkenntnisse werde ich nach und nach  in meinem Blog zur Krisenkommunikation darstellen. Ich arbeite zudem an einem Buch, in dem ich interdisziplinäre Aspekte der Krisenkommunikation aufarbeite.
Ich freue mich über Anregungen und Kritik! Gern an besson@pr-evaluation.de
Hier der Blog: https://krisenevaluation.blogspot.de/

PREZI zum Thema!